Ob du nun eine Chaos-Ecke ausmistest, diese fiese Alles-Wird-Dahin-Gelegt-Fläche oder einfach deinen Schreibtisch – du triffst bestimmt auf Papierstapel. Hier beschreibe ich dir, wie ich die aussortiere.
Inhaltsverzeichnis
Papierstapel aussortieren – das Wichtigste zuerst
Wenn ich einen Papierstapel finde, mach ich mehrere kleine Stapel draus. Und die verarbeite ich dann.
Die Stapel heißen:
- Aktion
- Parken
- Ablage
- Erinnerungskiste
- Altpapier
Was kommt auf welchen Stapel und was mache ich dann damit?
Aktion
Das sind die Papiere, mit denen ich irgendwas machen muss.
Rechnungen, die bezahlt werden müssen. Rezepte für die Apotheke. Elternzettel, die unterschrieben zurück in die Schule müssen. Diese Art von Aktionen. Wo ich eben als nächstes dran bin, ohne noch auf irgendetwas warten zu müssen.
Die Papiere auf diesem Stapel kommen in meine Aktionsmappe. Die gehe ich dann regelmäßig durch und erledige diese Aufgaben. Meine Mappe darf aber nicht zu viel Platz bieten. Sonst würde ich da nie rangehen (schmerzliche Erfahrung). Ich benutze eine Mappe mit Unterteilungen, jedes Dokument (=jede Aufgabe) bekommt eine eigene Unterteilung. Das funktioniert für mich ganz gut.
Im Moment versuche ich sogar, alle Papier-Aufgaben (die schneller gehen als zwei Minuten) sofort zu erledigen, aber das bietet sich nicht so an, wenn ich gerade beim Aussortieren bin.
Parken
Es gibt Zettel, die brauche ich noch, aber nicht auf Dauer. Zum Beispiel Termin-Übersichts-Zettel der Physiotherapiepraxis, der Einlieferungsbelege für Pakete. Oder Kassenbons für Kinderschuhe. Schulzettel für Klassenreisen, Elternabende oder Ausflüge. Die will ich gar nicht erst in meiner Ablage haben. Also parke ich die da, wo ich regelmäßig hingucke. Im Moment an der Pinnwand. Wenn mir die zu voll wird, gucke ich mal durch, was da alles weg kann.
Ablage
Dann gibt es die Papiere, die ich aufbewahren muss oder möchte. Welche das sind, entscheide ich möglichst streng nach Notwendigkeit. Ich bin auch nicht immer ganz konsequent, aber sehe zu, dass ich nicht jeden Pups-Zettel abhefte.
Echte Aufbewahrungspflichten gibt es für Privatpersonen ja gar nicht so viele. Manche Originale muss man natürlich behalten. Dann gibt es noch einige Fälle, in denen es clever wäre, Unterlagen X Jahre aufzubewahren. Und dann stellt sich noch die Frage, ob es immer das Original sein muss oder ob es nicht eine digitale Kopie tut.
Wenn du dazu mehr lesen möchtest, empfehle ich dir diesen Artikel auf test.de.
Mein Ablagesystem ist noch nicht so wie ich es gern hätte. Ich hab immer noch Leitzordner dafür, versuche da möglichst wenig einzuheften und sie regelmäßig durchzugehen und auszusortieren. Im Moment glaube ich dass ich stattdessen lieber Hängeregister hätte oder komplett digital wäre. Auch für die Unterteilung in Kategorien und co gibt es viele verschiedene Ideen und ich weiß noch nicht, welche für mich passend wäre. Aber all das ist für mich ein Projekt für einen anderen Tag.
Wichtig ist nur, überhaupt einen Ort für Ablage zu haben, finde ich. Sonst entstehen halt überall diese Stapel, die du nicht willst. Und zu versuchen, nichts Unnötiges zu behalten.
Erinnerungskiste
Wenn du Kinder hast, landen vermutlich wie bei mir einige Kunstwerke und kleine Liebesbriefchen an Mama/Papa in solchen Stapeln. Hier versuche ich auch eine Auswahl zu treffen und nicht alles aufzubewahren.
Das ist zugegeben manchmal schwierig. Ich versuche schon, nicht alles blind aufzubewahren, nur weil es vom Kind gemacht ist. Mir hilft es, nur begrenzt Platz für so etwas vorzuhalten. D.h. einen Ort, wo so etwas dann eine Zeit lang aufgehängt werden kann zum Ansehen. Und einen, wo es als Erinnerungsstück aufbewahrt werden kann – die Erinnerungskiste. (So etwas sollte jedes Familienmitglied haben, wenn du mich fragst.)
All das – Kindergemälde, Erinnerungsstücke, Erinnerungskisten – sind ganze Themen für sich und ich schreib ein anderes Mal bestimmt mehr. Komm doch in den Newsletter, wenn du es nicht verpassen willst.
Altpapier
Der Rest kommt ins Altpapier.
Ja, der ganze Rest. Vor allem Prospekte, Kataloge, Flyer, Visitenkarten, kostenlose Zeitungen, alte Zeitschriften und so weiter, das kommt bei mir alles weg. Adress- und sonstige sensiblen Daten mache ich vorher unkenntlich.
Gerade Werbung jeder Art (einschließlich Kataloge) produziert nur Wünsche, die ich vorher nicht hatte. Wenn ich was brauche, merke ich das daran, dass es mir fehlt (und nicht weil ich es in einem Prospekt gesehen habe). Einer meiner Leser hat es mal super auf den Punkt gebracht: „Ich brauche Handschuhe, weil ich kalte Hände habe. Nicht weil sie im Sonderangebot sind.“ Treffend, oder?Also weg mit der Werbung ins Altpapier.
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Papierstapel aussortieren: Fertig!
Und dann ist der Stapel, der mir begegnet war, weg. Die fünf neuen Stapel werden so verarbeitet wie oben beschrieben. Entweder sofort oder später (denn wenn ich noch mitten im Aussortieren bin, bietet es sich an, das erstmal zuende zu machen).
Vielleicht hilft dir das, wenn du mal wieder einen Papierstapel triffst.
Und jetzt: Ran an die Stapel!
Liebe Grüße
Birte
PS: Das Bild ist von JerzyGorecki via Pixabay. Danke!
